قــســم الـشـؤون الـمـالـيـة والإداريـــة

 

 

 

تعريف بالقسم :

يتركز عمل القسم على متابعة الشؤون الإدارية للمكتب والخدمات وجمع التبرعات والتدقيق المحاسبي والمالي لميزانية المكتب حيث تخضع حسابات المكتب لتدقيق مستمر من قبل شركات استشارية متخصصة.

هيكل القسم :

قسم الشؤون الإدارية : يتكون من ثلاثة لجان :
 

لجنة الشؤون الإدارية:

إصدار اللوائح والأنظمة الإدارية التي تنظم عمل المكتب.

متابعة العمل الإداري للمكتب عموما والأقسام كل على حدة.

إعداد الخطابات الصادرة واستقبال الأوراق والخطابات الواردة.

شؤون الموظفين :

إصدار القرارات الخاصة بالموظفين من إجازات أو حسميات او خارج دوام ونحوها .

مقابلة المرشحين للتوظيف وإتمام عقود التوظيف .

متابعة تقويم الأداء الوظيفي للموظفين .

متابعة الدوام الرسمي للمكتب.

الخدمات :

قضاء المستلزمات لأقسام المكتب.

متابعة وتنظيم أعمال الصيانة والتشغيل .

إحضار الدارسين من مقرهم إلى المكتب.

تجهيز الوجبات للدارسين.

إعداد القاعات وتجهيزها للدارسين.

 

قسم الشؤون المالية : يتكون من عدة لجان :
 

المالية :

اعتماد الميزانية العامة للمكتب .

متابعة بنود الميزانية للأقسام الداخلية للمكتب.

دراسة إمكانية تقليل التكاليف الدورية للمكتب بشكل مستمر.

 

تنمية الموارد :

استقبال التبرعات .

تفعيل استمارة الأمر المستديم "الاستقطاع الشهري" .

عمل خطة لجمع التبرعات ودعم مشاريع المكتب.

إيجاد مصادر دخل ثابت للمكتب.

الاتصال بالمحسنين والوجهاء واستضافتهم وإيجاد آلية ثابتة لاستقبال تبرعاتهم.

إعداد خطابات طلب الدعم وإرسالها للتجار والمحسنين ومتابعتها.

عمل دراسة شاملة للمشاريع الدعوية على شكل مذكرات ومطويات لعرضها

على المحسنين بالتعاون مع الأقسام الأخرى.

 

المحاسبة :

تسجيل إيرادات ومصروفات المكتب وضبطها بموجب سجلات محاسبية.

تحرير الشيكات الصادرة من المكتب للمستفيدين.

مراقبة الاستقطاع الشهري والتحويلات المباشرة لدى البنوك.

إصدار التقارير المحاسبية الشهرية والسنوية عن وضع المكتب المالي والتي

تشمل الآتي :-

ميزان مراجعة مع ملاحقه التحليلية.

قائمة المركز المالي للمكتب (الميزانية العمومية)

قائمة الدخل .